Como organizar um meeting!

Seja pelo motivo que for, mais cedo ou tarde uma lolita acabará organizando um meeting. Pode ser que seja seu aniversário, pode ser que você tenha algum tema especial em mente ou simplesmente quer sair com suas amigas e passar um dia cheio de fofura e diversão com elas.

Nesse post, vou falar de algumas coisas que eu e minhas amigas aprendemos desde que começamos a organizar meetings, e também acompanhar os passos do último meeting que organizamos.

 All the work and no play

A primeira coisa a se ter em mente é que você estará dedicando seu precioso tempo e trabalho para organizar um meeting e ninguém tem obrigação nenhuma de fazer isso!

Assim como toda atividade ligada a um hobby, você só deve fazer algo se for te deixar feliz e plena.

Fazer meetings sem fins lucrativos, apenas para reunir sua comunidade local e criar uma oportunidade para usar outfits, não é um serviço público, dessa forma você não tem obrigação de se colocar em situações que possam te causar estresse ou acomodar desconhecidos e mais pessoas além do que você tem capacidade de organizar.

Com isso em mente, vamos organizar um meeting!

• Tema

Ao ter a ideia do meeting, uma das primeiras coisas que vem à cabeça é: vai ser temático? 

Existem inúmeros temas e infinitas possibilidades. Algumas coisas que pode-se levar em conta para selecionar o tema: ele tende a looks mais gothic ou looks sweet? É um tema que você gosta? Às vezes um meeting é só você e sua BFF usando uma referência à série obscura favorita de vocês, ou várias lolitas reunidas em torno de algum tema icônico da cultura pop.

Vale considerar, ao decidir o tema, se é um lugar que já combina com a proposta ou se você planeja decorar (e se o local pode ser decorado!), se puxa mais para alguma subcategoria da moda (por exemplo, um meeting de páscoa ou de Meninas Malvadas definitivamente inspiraria muitos looks cor-de-rosa!) e, até mesmo, se vai estar muito calor ou muito frio para o tipo de outfit que seu tema inspira.

Sugestões de temas:  Halloween, Sonho de Uma Noite de Verão, Hogwarts, Fundo do Mar (Piratas, Sereias e Sailors), Use Seu Vestido Favorito, Arco-íris (cada pessoa faz um look de uma cor), Deuses e Deusas, Picnic, Visita a um Museu (muitos museus tem belos cafés que podem abrigar um pequeno grupo de lolitas, já fizemos um meeting na Pinacoteca de São Paulo e foi incrível!), Contos-de-Fada, Volta às Aulas (com looks temáticos escolares!), Loliday, meetings para celebrar feriados e estações dos ano, entre muitos outros temas!

Nós fizemos um meeting temático de Vampiros em Julho!

Decidido o mote do seu evento, é hora de decidir questões práticas.

• Local

Antes de começar a convidar as pessoas, você deve estabelecer o local onde será o seu evento. Nesse momento você deve ter em mente mais ou menos quantas pessoas você planeja convidar! Também é importante considerar quanto tempo você tem disponível para dedicar à organização de um evento, assim como a localização do lugar, caso você more em uma cidade muito grande.

Em minha opinião, os três tipos principais de lugares adequados para meeting são: Restaurantes e Cafés, Salão de Festas e Parques públicos:

1. Parque Público: geralmente o acesso é gratuito e não necessita de burocracia ou permissão para usar o espaço, desde que se sigam as regras do local (não tirar fotos com equipamento profissional sem autorização, não atrapalhar as outras pessoas, não subir em monumentos ou pisar na grama, não jogar lixo, etc). O tipo de evento mais adequado para um parque é obviamente um picnic. Tudo que você precisa fazer é marcar uma data e combinar que todo mundo traga algum tipo de comida ou bebida para dividir com as amigas e toalhas para sentar e forrar o chão. Muitos parques possuem área de picnic com mesinhas e você pode levar decorações que não atrapalhem os transeuntes, como um suporte com balões e cestos de vime. Não esqueça de levar guardanapos e lembrar suas convidadas de trazer os próprios copos! É importante considerar se é um parque de fácil acesso (por exemplo, aqui em São Paulo, é muito mais fácil chegar no Parque da Água Branca do que no Jardim Botânico) e ficar de olho na previsão do tempo. A maior desvantagem é que uma tempestade pode causar o cancelamento do picnic. 



2. Restaurante ou Café: Não faltam lugares bonitos e servindo comidas deliciosas para visitar. Acho ideal para festas de aniversário e meetings pequenos (até cerca de 10-12 pessoas). Antes de marcar um meeting em um café, acredito ser uma boa ideia visitar o local sozinha ou com uma ou duas amigas, para ver se serão receptivos a pessoas vestidas de forma incomum, se o atendimento é prestativo, as comidas são gostosas e existe cardápio para pessoas com restrição alimentar, preços e acomodações. Se tem a intenção de convidar um número maior de pessoas, de forma que não seja possível de simplesmente chegar no lugar e sentar em uma mesa, é importante ligar para o local, verificar se comportam a quantidade de convidados planejada e fazer uma reserva. Reservas costumam ser gratuitas e significa apenas que você utilizará uma mesa para tantas pessoas e cada convidada é responsável pelos seus próprios gastos no local. Alguns lugares possuem a opção de fazer uma reserva acompanhada de um menu especial de brunch ou café da tarde, nesse caso você provavelmente terá que pagar pelo buffet no ato da confirmação da reserva. Pesquise bem as opções de menu e serviço disponíveis no local escolhido e repasse todas as informações para suas convidadas antes de negociar a reserva com o restaurante.
   
   Uma boa dica é não falar que você quer fazer um evento de "moda lolita" pois pessoas que não conhecem a moda podem estranhar o termo ou fazer associações negativas. Em alguns casos, expliquei que se tratava de um encontro retrô ou de estudantes de moda, que são termos que ajudam as pessoas a normalizarem um estilo diferente.
   
   
3. Salão de Festas: Prédios residenciais geralmente dispõe de um salão de festas que pode ser reservado pelos moradores. Pessoalmente, acho a forma mais simples e menos cansativa de organizar um meeting. Comportam uma boa quantidade de pessoas e costumam oferecer mais privacidade, sem turistas pedindo fotos ou perguntando porque estamos vestidas desse jeito. Tudo que você precisa fazer é escolher uma data, chamar as convidadas e estipular um valor de contribuição baseado no orçamento estipulado. Costumo pedir para que confirmem a participação no meeting pagando essa contribuição por depósito. Isso é importante porque a maioria dos salões de festas comportam cerca de trinta a quarenta convidados e porque você vai precisar pagar a taxa de manutenção para o condomínio, comprar decorações, lembrancinhas, alugar cadeiras e mesas em alguns casos, etc.
   
   Em minha experiência, para salões cuja taxa custa em torno de 100 reais, o ideal é uma contribuição de R$10,00 por pessoa e cada convidado levar alguma comidinha para dividir. Com 20-30 confirmações, você consegue pagar a taxa, comprar bebidas e decorações. É imprescindível não perder a mão do quanto você arrecadou e quanto está gastando! A Amy sempre faz planilhas pelo Google Sheets onde anotamos todas as entradas e saídas de valores.
   
   Pro-tip da logística de meetings em salões: compre as bebidas ao invés de pedir para as convidadas trazerem! Entre refrigerante, chá gelado, água e outras bebidas não alcoólicas, costuma ir cerca de um litro por pessoa. Se você comprar tudo antes, é menos peso para carregar no dia do meeting, dá tempo de deixar tudo geladinho e tem menos chance de faltar bebida! Assim como em um picnic, é importante ter guardanapos, pratinhos de papel e garfinhos, sempre dando preferência para alternativas livres de plástico ou reutilizáveis.
   
   É possível fazer uma decoração bonita gastando pouco também. Faça um exercício de criatividade procurando elementos baratos, coisas que você já tem em casa e decorações DIY. Em nosso meet de vampiros, para criar a decoração, focamos no conceito de um chá da tarde elegante e nas cores vermelho e dourado com alguns toques de preto.

DIY + cacarecos trevosos e cookies que a Karine Yudo levou no High Tea Vampiro.
(Foto by Andreza)
 

• Data

Para que todo mundo tenha tempo de se preparar, é conveniente marcar com pelo menos um mês de antecedência. Se você precisa pagar reservas e comprar materiais, estabeleça uma data limite para os pagamentos. Tenha em mente que nunca vai ser possível acertar um dia que sirva para absolutamente toda convidada poder ir. Incompatibilidades de tempo fazem parte da vida adulta e mesmo que alguém fale que está triste por não poder ir, qualquer pessoa razoável entende que isso faz parte. Também não fique chateada se alguém marcar outro evento no mesmo dia, ou poucas pessoas se disponibilizarem a ir. Em algumas cidades, a comunidade lolita é grande o suficiente para que nem todo mundo se conheça e um meeting não precisa ficar lotado para ser divertido.

Comidinhas deliciosas trazidas pelas convidadas.
(Foto by Andreza)

•  Atividades

Sempre em acordo com o espaço disponível, você pode propor atividades para promover o entrosamento entre as convidadas. Pode ser uma sessão de fotos em um cenário bonito, jogos que nem "Vinte Perguntas" ou um quiz relacionado ao tema do meeting. Se você conseguir brindes, pode fazer um bingo ou uma caça ao tesouro. Atividades culturais, como visitar um museu ou assistir uma apresentação de música também podem ser legais. Se não me engano, alguns anos atrás teve um meeting "Clube do Livro" aqui em SP onde as meninas levaram livros para recomendar! Também tivemos um meeting temático Old School em que as organizadoras deram uma aula de bordado.

Eu e a Dreza no cenário de fotos!

• Etiqueta

Claro que não precisa saber o copo certo para determinada bebida ou a maneira mais ladylike de sentar (até porque todo mundo sabe que slav squat é o jeito certo!) porém existe alguns preceitos básicos que tornam a convivência mais agradável:

Seja sempre muito educada com todos, seja com lolitas e as pessoas as acompanhando, seja com funcionários do local visitado. Procure manter o ambiente limpo e organizado, não deixe lixo para trás e entregue o salão o mais próximo possível do jeito que encontrou. Se estiver em um restaurante, preste atenção no mundo ao seu redor: você está bloqueando a passagem de outros clientes ou dos garçons ao tirar fotos? Seja respeitosa com pessoas que estão trabalhando. Não deixe de consumir pelo menos um cafezinho no restaurante. Jamais desobedeça regras locais entrando em lugares inacessíveis ao público ou tirando fotos onde não é permitido. É importante causar uma boa impressão para ser bem recebida novamente. Nosso visual chama muito a atenção e uma atitude rude e esnobe cria uma imagem negativa de todo o grupo.

• Todas devem organizar meetings!

Não existe nenhum grupo de pessoas com monopólio sobre o direito de organizar meetings, mas sim a iniciativa de entusiastas da moda para reunir as amigas e ter uma tarde agradável. De fato, tudo que você precisa fazer é chamar algumas amigas para divertirem-se juntas!

Meeting realizado com sucesso!